¿Para qué planificar?

Antes de trabajar en Crea, me tocó solicitar y supervisar muchos eventos. A pesar de esto, como cliente nunca me hice las preguntas que ahora como proveedora considero clave: ¿Qué es lo que quiero comunicar? ¿Quién es mi público meta? ¿Cómo le puedo sacar la mayor ventaja a mi evento en términos de instalar mis mensajes y mi marca? ¿Cómo puedo lograr el mayor retorno a mi inversión? Tener la respuesta a estas preguntas es la línea divisoria entre ‘montar’ o ‘planificar’ un evento.

Nosotros en Crea apostamos por la planificación y siempre nos tomamos el tiempo de conocer a nuestro cliente y entender sus necesidades, establecer conjuntamente los objetivos a alcanzar y los mensajes a posicionar.

Así inicia el proceso de conceptualización en el que intervienen la parte estratégica y la creativa: definir los invitados, establecer la agenda, encontrar el lugar idóneo, diseñar las piezas y productos de comunicación que transmitirán nuestros mensajes y concretar las acciones de RRPP y de comunicación estratégica. El trabajo en equipo es vital porque aporta la riqueza de cada persona involucrada en el proyecto.

En la conceptualización se vale de todo. Hay que pensar de forma creativa y buscar nuevas formas de comunicar y organizar cada detalle para que permita alcanzar nuestros objetivos y mensajes, sin perder de vista claro está, la importancia de respetar el presupuesto establecido.

Debemos incorporar en la planificación diferentes escenarios y simular posibles complicaciones para trazar un plan B y así garantizar que tomando las debidas previsiones, podamos dar respuesta oportuna y apropiada a cualquier situación.

Cada elemento forma parte conjunto en el que todo se complementa y debe fluir en armonía: desde lo más fundamental (agenda, invitados, mensajes) hasta lo que inicialmente nos parece menos relevante (ventilación, accesibilidad, instalaciones sanitarias) pero que si salen mal echarán a perder todo el trabajo. ¡Nadie recordará las bellas palabras pronunciadas o el lindo escenario, si se está muriendo de calor y sed!

La buena planificación nos sirve para que toda la implementación fluya. Un buen plan de trabajo donde se identifiquen actividades, tiempos, responsables, coordinaciones e indicaciones claras es clave para que las cosas funcionen, sobre todo cuando hay muchas partes involucradas. Al finalizar, siempre es saludable una sesión de evaluación para aprender de errores y mejorar en cada reto.

Así que, es necesario recordar que en los eventos como en muchas otras circunstancias de la vida, siempre es bueno empezar por preguntarse ¿para qué?, ¿para quién?, ¿cuál es la mejor manera?  Con estas respuestas en mano procedemos a seleccionar al mejor equipo de personas que te ayuden a crear y ejecutar el proyecto que responda a esas preguntas.