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Antes de organizar un evento lo primero que debemos preguntarnos es qué queremos comunicar, quién es nuestro público meta, por qué es necesario y principalmente, para qué lo realizaremos. Estas preguntas funcionan como una especie de brújula y ayudan en la conceptualización, ejecución y desarrollo de cualquier evento. Hacerlas siempre será clave.

Durante nuestra trayectoria como comunicadores hemos visto de todo o casi todo. Esto incluye desde elegantes cocteles hasta instalaciones artísticas novedosas y eventos en condiciones rústicas donde lo único con lo que se cuenta es un suelo y un cielo. Trabajo duro y creatividad pura. Sin olvidar que cada uno representa un reto a nuestra capacidad organizativa y manejo único del estrés.

Para un evento exitoso, cuidar de los detalles es muy importante. Esto incluye hasta los más mínimos. Para esto, lo mejor es elaborar un check list o plan de trabajo que especifique el alcance de los servicios. No hay check list genéricos, cada evento es único, ya que cada uno tiene objetivos específicos.

Una vez resueltas las primeras preguntas y el check list, además debemos:

• Asegurar que todo el equipo que participe conozca su función y los objetivos del evento.

• Valorar los recursos físicos (espacios y herramientas con las que cuenta el lugar para la instalación, espacio para sillas, mesas, tarima y presídium, etc.).

• Verificar voltaje de energía para sonido audio e iluminación.

• Tomar en cuenta resistencia y calidad de los materiales.

• Cuantificar el tiempo de producción e instalación.

• Supervisar la instalación y cumplir horarios.

• Controlar la calidad de los alimentos y bebidas.

• Muy importante: Llevar siempre una caja de herramientas 😉

Al finalizar, siempre es importante hacer una evaluación para medir el alcance de los objetivos planteados, además de las lecciones aprendidas sobre los imprevistos superados.